داشبورد مدیریتی شهردار تهران؛ بررسی یک تجربه موفق

سید احمد میرهاشمی | کارشناس فناوری اطلاعات و ارتباطات

پس از جلوس 21 عضو شورای اسلامی شهر تهران بر صندلی­ های سبز رنگ شورا و آغاز به کار پنجمین دوره پارلمان شهری تهران، مواردی همچون شفافیت، گردش آزاد اطلاعات و دسترسی آزادانه به اطلاعات به منظور تحقق حکمروایی خوب شهری در اولویت کاری مدیریت شهری این کلان شهر قرار گرفت که این موضوع موجی از امید و انگیزه را در بین مدیران پاکدست و آشنا به علم روز شهرداری تهران ایجاد کرد.

لازم به تاکید نیست که استقرار این موضوعات پیشروانه و عدالت گرایانه، تا چه اندازه می­تواند یک سازمان را در مبارزه با فساد و ارتقای سطح بهره وری و کارایی خود یاری دهد. همین بهانه، نگارنده را بر آن داشت تا در باب یکی از مهمترین اقدامات این دوره مدیریت شهری، یعنی طراحی و اجرای داشبورد مدیریتی شهردار تهران قلم فرسایی کند و با زبانی که به ضرورت، خالی از اصطلاحات فنی نبوده اما تلاش شده تا همه فهم باشد، مدل اجرایی آن را ترسیم کرده و قابلیت­های آن را بازگو کند. در ابتدا ناگزیرم تا به ضرورت رعایت اختصار، ترکیب «داشبورد مدیریتی» را جایگزین جمله «سامانه داشبورد مدیریتی شهردار تهران» کنم تا مفهومی نزدیک­تر به مدل عملیاتی پیدا کند. اکنون با ذکر این مقدمه، به تشریح موضوع می­پردازم.

یک مدیر (عملیاتی، میانی، ارشد و راهبردی) برای انجام وظایف خود (برنامه ریزی، اجرا و کنترل) نیاز دارد تا در هر زمان و مکانی، به هر اطلاعاتی که لازم است، بدون واسطه دسترسی داشته باشد. نقشه راه و ساختار اجرایی داشبورد مدیریتی در شهرداری تهران نیز با همین چشم انداز ترسیم شده است. این ساختار را می­توان به هرمی تشبیه کرد که از قاعده تا راس، دارای 5 لایه­ مختلف است. در شهرداری تهران، با قرار دادن صحیح این لایه­ ها بر روی هم، این موضوع عملیاتی شده است. البته لازم به توضیح است که طراحی داشبورد مدیریتی یک فرآیند جاری بوده و این مدل در هیچ زمانی بی­ نیاز از اصلاح و بهبود نیست. این لایه­ ها به ترتیب از قاعده تا راس هرم عبارتند از:

1)     پایگاه داده

2)     داده­ های حاصل از فرآیند پاکسازی

3)     انبار داده

4)     مکعب داده

5)     طراحی مناسبی از یک نرم افزار هوش تجاری

اکنون به بررسی وضعیت پیاده سازی و تشریح تجربیات شهرداری تهران در هر لایه می­پردازیم.

لایه­ پایگاه داده: اگر سری به طبقه­ ی همکف سازمان فاوای شهرداری تهران بزنید، حجم عظیمی از سرورهای ذخیره سازی و پردازش اطلاعات را مشاهده خواهید کرد که چند پتابایت(1024 ترابایت) از اطلاعات حوزه شهری در آن نگهداری می­شود. داده­ های شهرسازی، منابع انسازی، فاینانس، قرادادها، GIS، ماده صد و … همگی در این مکان قرار دارند. نرم افزارهای زیادی از رده­ ی TPS(سیستم­های پردازش تراکنش) در اتصال مداوم با این پایگاه داده قرار دارند و هر لحظه داده­ های جدید به این پایگاه اضافه کرده یا داده­ های قبلی را ویرایش می­کنند. تعداد این نرم افزارها، کاربران آنها و پراکندگی آن در شهرداری تهران بسیار زیاد بوده و عملا نمی­توان انتظار داشت که یک فرد با کاربری تمام آنها آشنا باشد. با این وجود می­توان اطلاعات مورد نیاز مدیران را در یک جا تجمیع کرد و با ابزاری ساده در اختیار آنها قرار داد. این ترکیب داده­ ها، پیش نیاز اصلی برای طراحی داشبرد مدیریتی است که اقدامات خوبی در زمینه پردازش، انتقال، امنیت، به روزرسانی و همگام سازی داده­ ها در شهرداری تهران انجام شده است.

لایه­ داده­ های حاصل از فرآیند پاکسازی: برخی داده­ های موجود در لایه­ ی پایگاه داده به اصطلاح «کثیف» هستند که باید با فرآیند پاکسازی داده(Data cleansing) به داده­ های «تمیز» تبدیل شده و قابل بهره ­برداری گردند. پس از اجرای فرآیند پاکسازی، داده ­ها دارای 9 خصوصیت صحت (accurate)، کمال (complete)، انعطاف (flexible)، اعتبار (reliable)، سازگاری (compatible)، به­ هنگامی (timely)، تاییدپذیری (verifiable)، در دسترس بودن (accessible) و ایمنی (secure) می­گردند. بدون وجود این خصوصیات، نمی­توان از داده­ ها برای تحلیل استفاده کرد. طراحی داشبورد مدیریتی با تکیه بر داده­ هایی که این خصوصیات را نداشته باشند(داده­ های کثیف)، خالی از خطا و اشتباه نخواهد بود. این کار تا حد زیادی در شهرداری تهران انجام شده است و اکثریت قریب به اتفاق داده­ ها در داشبورد مدیریتی به اصطلاح تمیز هستند.

لایه­ انبار داده: در این لایه، داده­ هایی که ارزش اطلاعاتی دارند و در فرآیند تولید داشبورد مدیریتی به کار می­ آیند انتخاب شده و در یک انبار داده ذخیره و با استفاده از فیلدهای مشترک به یکدیگر پیوند داده شده­ اند. در انبار داده می­توان داده­ های مختلفی از چندین پایگاه داده (که فرآیند پاکسازی را طی کرده باشند) را فراخواند و آنها را به هم متصل کرد. ذکر این نکته ضروری است که برای ساختن این لایه­ ها، هیچ نیازی به ایجاد اختلال کاری و یا تغییر در نرم افزار مورد استفاده در شهرداری نبوده و این کار به صورت مستقل انجام شده است. اما این استقلال به معنی نادیده گرفتن تجربیات و نظرات راهبران سامانه­ ها نبوده و این کار با همراهی و کمک طراحان و مدیران نرم افزارهای کاربردی شهرداری تهران انجام شده است. اطلاعات مالی، کنترل پروژه، پرسنلی، ترافیک و … از مهمترین اطلاعاتی هستند که در ساخت داشبورد مدیریتی شهرداری تهران به کار رفته اند.

لایه­ مکعب داده:در این لایه، مکعب­ های داده ایجاد شده است. در این مکعب­ ها امکانات تحلیل از قبیل تبدیل ابعاد(drill across)، رسیدن از جز به کل(roll up)، رسیدن از کل به جز(drill down)، برش اطلاعات(slice)، ایجاد شروط چندگانه(dice)، تحلیل چند بعدی(pivot) و تحلیل رتبه­ ای(ranking) را می­توان در اختیار داشت. این امکانات، دست مدیران را برای استفاده از داشبورد مدیریتی باز گذاشته است. مدیران شهرداری تهران می­توانند با استفاده از این امکانات، به تمام ابعاد داده­ ها و انواع ابزار تحلیل دسترسی داشته باشند و به صورت مستقل، داده­ ها را با توجه به نیاز خود تحلیل کنند. این ابزارها با طراحی کاربرپسند در اختیار مدیران قرار گرفته است.

لایه طراحی مناسب از یک نرم افزار هوش تجاری: با قرار گرفتن راس هرم در جای خود، «داشبورد مدیریتی» عملیاتی شده و در دسترس قرار گرفته است. یک نرم افزار قدرتمند(Qlikview) از رده­ ی نرم افزارهای هوش تجاری(BI) در راس این هرم قرار گرفته است. این نرم افزار این خصوصیت را دارد که مستقل از نرم افزارهای رده­ ی TPS و با توجه به نیاز کاربر در محیطی تعاملی طراحی شود. هر یک از حوزه­ های مدیریتی در شهرداری تهران می­توانند با توجه به نیاز و سطح دسترسی به اطلاعات، به بخشی از این نرم افزار دسترسی داشته باشند.

لازم به ذکر است که انجام این مراحل و طراحی هرم فوق به منظور طراحی داشبورد مدیریتی بسیار پیچیده بوده و نیاز به دانش فرابخشی دارد که خوشبختانه تخصص، تجربه و ابزار این کار در شهرداری تهران وجود دارد و این موضوع می­تواند الگویی کاربردی برای سایر نهادهایی که نیازمند انتقال دانش و تجربیات در این حوزه هستند باشد.

علاوه بر داشبورد مدیریتی که برای مدیریت ارشد طراحی شده است، تا کنون واحدهای زیادی از شهرداری تهران این مسیر را پیموده­ اند(سامانه­ های 137 و 1888، اداره کل امور بانوان، اداره کل ماده صد، اداره کل ارزشیابی و کارگزینی مدیران، اداره کل هماهنگی امور مناطق و … از پیشگامان این عرصه بوده­ اند) در هریک از این واحدها، ساخت یک «داشبورد مدیریتی» مقصودنظر بوده است و با اتصال اطلاعات سامانه­ های موجود، اتفاقات خوبی در زمینه گردش آزاد اطلاعات افتاده است. امید است با ایجاد بهبود در هریک از مراحل 5 گانه طراحی داشبورد مدیریتی، تحولی اساسی در شفافیت، گردش آزاد اطلاعات، دسترسی آزادانه به اطلاعات و … در شهرداری تهران و به طبع آن، سایر نهادها و ارگان­های خدمات رسان در سطح کشور ایجاد شود.