برون سپاری در شرکت گاز نواقصی داشته اما راضی هستیم
مدیر مهندسی ساختار شرکت ملی گاز ایران می گوید: آ‌‌ن‌چه که ما رصد کردیم در مورد شرکت‌هایی که برون‌سپاری در مورد آن‌ها انجام شده، خوب، قطعا نواقصی داشته ولی ما تازه در شروع کار هستیم و مهم آن است که ماحصل قضیه رضایت بخش بوده است.
به گزارش «انرژی امروز» از شرکت ملی گاز ایران، مجید کشاورز از سال 91 به حوزه مهندسی ساختار ورود کرد. حوزه‌ای که با تبحر و عشق از آن سخن می‌گوید و تلاش دارد تا با کمک همکارانش، آن را بسط داده و به تمام چشم‌اندازهای تعریف‌شده برای آن دست یابد.
آقای مهندس! به عنوان نخستین پرسش، لطفا در خصوص وظایف و مسئولیت‌های این واحد مدیریتی توضیح می‌فرمایید؟
اساسا هر واحد سازمانی، هر شرکت یا هر مجموعه‌ای برای انجام کار خود نیاز به استراتژی دارد، ضمن آن که مسلما برای خود برنامه‌ها و اهدافی دارد که بتواند در جهت آن اهداف گام بردارد.
مهندسی ساختار یا امور سازمانی، اساسا استراتژی سازمان را در قالب ساختار سازمانی یعنی واحدهای مورد نیاز برای رسیدن به آن هدف سازمانی تجهیز می‌کند. این ساختار سازمانی در واقع متشکل از واحدهای مختلفی است که ارتباط بین این واحدها، اختیارات، حوزه فعالیت و سیطره هرکدام از آن‌ها، مدیریت‌ها و شرکت‌ها را شامل می‌شود.
در ابتدا ما از طریق کاربینی، سنجش زمان کار و مدت انجام کار یا سایت‌بینی که همان بازدید از سایت‌ها است، نسبت به طراحی ساختار مناسب سازمانی برای رسیدن به آن هدف اقدام می‌کنیم و در مرحله بعد، بر اساس نظام طبقه‌بندی A که نظامی است که طبقه‌بندی مشاغل صنعت نفت از آن نشات گرفته و سالیان سال است که اجرا می‌شود، نظام طبقه‌بندی یا همان گریدینگ را اجرا و در سیستم تغذیه می‌کنیم.
در مقاطع مختلف هم با هماهنگی واحدهای مختلف، نسبت به ارزیابی ساختارهای سازمانی و نقاط بهبود آن اقدام می‌کنیم تا بر آن اساس، در جهت اهداف سازمانی حرکت کرده و به اهداف مورد نظر خود نائل شویم.
در خصوص طراحی ساختار و طبقه‌بندی و ارزیابی مشاغل چه اقداماتی انجام داده و می‌دهید؟
طبقه بندی و ارزیابی مشاغل که یک نگرش مفهومی است و ما به آن، Job Evaluation می‌گوییم، از 3 شاخص نشات می‌گیرد؛ دانش مورد نیاز یک کار، چون بالاخره ما مشاغلی را باید برای انجام کار احصا کنیم. مشاغلی که احصا می‌شود به نظر من، واجد سه ویژگی است؛ دانش مورد نیاز برای انجام آن کار، مسئولیتی که در قبال آن شغل وجود دارد و پاسخگویی به آن شغل. در نظام A هرکدام از این آیتم‌ها در حوزه طبقه‌بندی بر اساس جداولی که بر اساس نظام حقوق و دستمزد ایران تنظیم شده توسط شرکت، بررسی می‌شود و هرکدام از مشاغل در یک گروه یا یک طبقه شغلی مشخص قرار می‌گیرد و بر اساس آن ارزش، آن شغل احصا می‌شود که در نهایت، همین مبنای طبقه بندی برای ارزیابی مشاغل می‌شود. این همان پایه حقوقی است که به افراد تعلق می‌گیرد.
آیا این رده‌بندی‌ها، تغییر هم می‌کند؟
بله. حتما. در واقع، با افزایش دانش مورد نیاز آن‌ها، با افزایش مسئولیت‌ها و پیچیدگی‌ها، این طبقه‌بندی مشاغل می‌تواند دست‌خوش تغییر و تحول شود و …
… و این Evaluation را مهندسی ساختار انجام می‌دهد؟
بله! کل این کار دست مهندسی ساختار است.
خوب آقای مهندس! برش ملی، برش استانی و ارزیابی عملکرد چیست و به چه منظور انجام می‌شود؟
ابتدا باید عرض کنم که این جزو وظایف جدید در حوزه مدیریت ساختار است و سابقه موضوع همان‌طور که خودتان گفتید، به فرمایشات مقام معظم رهبری در دهه 80 در خصوص اصلاح نظام اداری برمی‌گردد.
سازمان امور اداری و استخدامی که در حال حاضر، زیر نظر سازمان مدیریت برنامه‌ریزی کشور انجام وظیفه می‌کند، از همان سال‌ها طرح‌هایی برای ارزیابی عملکرد دستگاه‌های اجرایی تدوین کردند که مبنای آن، مبنای خودارزیابی است؛ یعنی فرم‌های مشخصی در محورهای مختلف ازجمله، منابع انسانی، IT، نظام بازرسی و پاسخگویی به شکایات ساختار سازمان در دو حوزه برش ملی و برش استانی طراحی کرده‌اند.
برش استانی شامل شرکت‌های گاز استانی ما می‌شود که در حوزه ارزیابی عملکرد، در بین دستگاه‌های اجرایی مشمول یک استان، مورد ارزیابی و سنجش قرار می‌گیرند.
در Level (سطح) بالاتر که همان برش ملی است، وزارت نفت و شرکت‌های اصلی صنعت نفت در کنار سایر وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های اجرایی مثل؛ وزارت صنعت، معدن و تجارت، وزارت علوم، وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی و …، در کنار هم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند و در هفته دولت که مصادف با 4 شهریور است، دستگاه‌های برتر اجرایی از نظر برش ملی احصا شده و مورد تقدیر ریاست‌جمهوری قرار می‌گیرند که خوشبختانه در سال جاری، وزارت نفت و شخص آقای وزیر، موفق به کسب امتیاز برتر در دستگاه‌های اجرایی و اخذ تقدیرنامه از دست ریاست‌جمهوری شد.
در حوزه‌هایی که به آن‌ها اشاره کردم، فرم‌های خودارزیابی موجود است که این فرم‌ها توسط واحدهای ذینفع ازجمله؛ واحد IT، واحد HSE، واحد ساختار، واحد مدیریت منابع انسانی و … تکمیل و برای سازمان امور اداری و استخدامی کشور ارسال می‌شود. البته ذکر این نکته ضروری است که ما در سامانه‌های خود باید این موارد را تغذیه و برای آن‌ها ارسال کنیم تا به این ترتیب، فرم‌های تکمیل شده برای سازمان امور اداری استخدامی مبنای ارزیابی قرار گرفته و با جمع‌بندی امتیازها در تیر و مرداد، دستگاه‌های برتر شناسایی شوند.
آیا ملاک و معیار این ارزیابی‌ها و شاخص‌های تعریف‌شده مشخص است و همگانی، یا صرفا برای شرکت‌هایی مثل گاز یا در نگاهی کلان‌تر، وزارت نفت که ذاتا خدمت‌رسان هستند، می‌باشد؟
تمام وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های اجرایی مثل سازمان ملی بهره‌وری که دستگاهی اجرایی است یا بخش‌های دیگری که زیر نظر رئیس‌جمهور انجام وظیفه می‌کنند، مثل بنیاد مستضعفان و …، این‌ها همگی مشمول طرح عرضه عملکرد هستند، ولی غالبا وزارتخانه‌ها شامل آن می‌شوند.
چندی پیش هم سازمان امور اداری و استخدامی کشور با ارسال نامه‌ای مستقیم به شرکت ملی گاز ایران و شخص مدیرعامل، از شرکت گاز به‌عنوان رتبه برتر کشوری در امر خدمت‌رسانی یاد کرده بود. این مورد هم شامل همین ارزیابی می‌شود؟
بله! این مورد، محور هفتم یا محور ششم ارزیابی عملکرد بود که همان بازرسی و پاسخگویی به شکایات را شامل می‌شد که در واقع، سازمان اداره استخدام کشور براساس فرم‌های ارزیابی که خود داشتند، دستگاه‌های اجرایی را به همراه شرکت‌های گاز استانی بر حسب عرضه میزان خدمت‌رسانی به مردم و مراجعه‌کنندگان ارزیابی کردند و بر این اساس، در بخش ارزیابی و پاسخگویی به مردم از جنبه میز خدمت، حائز رتبه دوم شدیم که به مدیرعامل محترم ابلاغ شد.
در خصوص استقرار الگوی جدید نظام بهره‌برداری در شرکت‌های گاز استانی توضیح می‌دهید؟
الآن حدودا بیش از هزار شهر در کشور گازرسانی شده و ما 31 شرکت گاز استانی داریم. از اوایل دهه 80 که گازرسانی شروع و به‌عنوان یکی از وظایف مهم شرکت ملی گاز ایران قلمداد شد و این روند توسعه ادامه پیدا کرد، لازم بود ما برای شهرهای ذیل گازرسانی، سازمانی مصوب داشته باشیم.
بر این اساس، الگویی را همکاران ما از مهندسی ساختار طراحی کردند که براساس تعداد مشترکین و سایر شاخص‌هایی که مد نظر ما است، سازمان مورد نظر این الگو را به شهرها و شهرستان‌ها و مراکز استان تقسیم می‌کند. این الگو در واقع همان نظام بهره‌برداری تحت عنوان الگویی هشت‌گانه بود که با سیاست‌های جدید که مجبور شدیم سازمان‌ها را کوچک‌تر و به نوعی، تعدیل کنیم، در سال 94- 93، ما این الگو را به الگوی 6 گانه تغییر و به هیات‌مدیره شرکت ملی گاز ارائه کردیم که پس از توضیحات لازم، مورد تصویب قرار گرفت و ما براساس آن، موفق شدیم سازمان‌های مصوب را در استان‌های مختلف جانمایی کنیم.
بنابراین، در حال حاضر، الگوی بهره‌برداری ما همان نظام 6 گانه است؛ یعنی الگوی ما بر اساس سازمان رسمی شکل می‌گیرد که از حداقل دو سمت برای نخستین شهری که گازرسانی می‌شود، شروع و با افزایش تعداد مشترکین، قاعدتا تعداد سمت‌ها و مشاغل مورد نظر نیز افزایش می‌یابد.
لطفا در خصوص مطالعات امکان‌سنجی پروژه برون‌سپاری ادارات گاز شرکت‌های گاز استانی نیز توضیح می‌دهید؟
برون‌سپاری که در واقع از سال 93- 92 شروع و کلید آن زده شد، به این جهت بود که بتوانیم در زمینه چابک‌سازی در حوزه گازرسانی بیشتر فعالیت کنیم؛ چراکه با توجه به شرایط موجود، دیگر امکان تخصیص این کار به سازمان‌های رسمی نبود، این پروژه کلید خورد که ما بتوانیم از ظرفیت موجود سمت‌های سازمانی برای شهرهای جدید خود استفاده کنیم.
در حال حاضر هم، در شرکت ملی گاز ایران یک کمیته عالی برون‌سپاری تحت نظر مدیریت برنامه‌ریزی، مدیریت هماهنگی گازرسانی، شرکت انتقال گاز، مدیریت هماهنگی و نظارت بر تولید و معاونت منابع انسانی فعالیت می‌کند که ما نیز عضو آن هستیم که بر اساس شاخص‌ها و دفترچه‌ای که در این زمینه تنظیم شده، کار و شرکت‌هایی که درخواست برون‌سپاری دارند را شناسایی می‌کند.
این امر بدین معنی است که شخص ثالثی کلیه فعالیت‌های یک شهر، شهرستان یا یک منطقه از مرکز استان را به عهده بگیرد و همه سرویس‌ها را تحت نظارت شرکت مادر انجام دهد. در حال حاضر، ما همین کار را تحت عنوان پیمان‌سپاری انجام می‌دهیم؛ یعنی متولیان امر و همکاران رسمی ما در آن شهر مورد نظر مستقر هستند، ولی با پیمان‌های مختلف.
ما پیمان امداد، پیمان کنتورخوانی، پیمان گازرسانی، پیمان تعمیرات داریم که این پیمان‌ها تحت نظر آن مسئول اداره گاز اداره و راهبری می‌شود، ولی در برون‌سپاری، همه پیمان‌ها تجمیع می‌شود و شخص ثالثی این پیمان را بر عهده می‌گیرد و کلیه کارها اعم از اخذ مشترک، تعمیرات، کنتورخوانی و وصول مطالبات را انجام می‌دهد و یک نظارت عالیه‌ای توسط شرکت ملی گاز ایران و همان شرکت گاز استانی در مرکز ارائه می‌شود.
برای انجام این کار لازم بود که ما ساختارهای مدیریت یا همان الگوهای 6 گانه خود را مورد بازنگری قرار دهیم که با وضعیت جدید، ما چگونه می‌توانیم شهرهایی که برون‌سپاری می‌شود را بهتر اداره کنیم!
این کار مبنای پژوهشی دقیق شد که بر اساس آن بتوانیم در شهرهای مورد نظر، به جز تعداد مشترکین، شاخص‌های دیگری را نیز احصا و آن‌ها را وزن‌دهی کنیم و ببینیم حالا در آن شهرها یا شهرستان‌های برون‌سپاری شده، به کدام یک از مشاغل، بیشتر احتیاج داریم و آیا آن شغل باید در درون سازمان دیده شود یا خیر و به کدام یک از مشاغل نیاز چندانی نداریم که آن را با برون‌سپاری انجام دهیم و دیگر این که این مشاغل در چه سطحی از سازمان باید تعریف شود و آیا باید در همان شهر باشد یا خیر و یا …..
بنابراین در یک تعریف کلی می‌توان گفت؛ مشاغلی که ما تعریف می‌کنیم یا در ناحیه بالاتر مثل مشاغل استانی قرار می‌گیرد و یا در شهرستان مورد نظر با درجه‌ای پایین‌تر. در واقع، این پروژه برون‌سپاری، پلی است بین ساختارهای موجودی که داریم و ساختارهایی که می‌خواهیم بر اساس پروژه‌های برون‌سپاری، درون سازمان‌ها مستقر کنیم، ضمن آن که امیدوار هستیم تا انتهای سال، نتایج آن به صورت ملموس و شفاف ارائه شود و ما بتوانیم برای سال 99 آن را در شهرهایی که برون‌سپاری در آن‌ها انجام می‌شود، اجرایی کنیم.
آقای مهندس! درست متوجه شدم؟! پیمان‌سپاری، پیمانی است که به همکاران خود در شرکت گاز می‌دهید ولی برون‌سپاری، پروژه‌ای است که به افراد بیرونی ارایه می‌شود و ….؟
پیمان‌سپار، یعنی شخصی که به او پیمان سپرده می‌شود، آن شخص هم به هرحال شخص ثالث است، ولی همکاران ما در اداره گاز مستقر هستند و آن پیمان زیر نظر آن‌ها انجام می‌شود. ولی در برون‌سپاری دیگر نیازی به حضور همکاران ما در اداره گاز نیست و آن، برون‌پذیر، خود اداره گاز را هم کنترل و پروژه را به انجام می‌رساند، ولی به هرحال، نظارت در سطح عالی‌تر وجود خواهد داشت.
خوب، آیا شما این کار را شروع کرده‌اید و اگر پاسخ مثبت است، از این برون‌سپاری که به نوعی، دستور وزیر است و باید هرچه سریع‌تر برای چابک‌سازی سازمان، صورت گیرد، راضی هستید؟
خوب، این هم یکی از برنامه‌هایی است که باید به دنبال آن برویم و خوبی و بدی آن بستگی به نوع اداره و نحوه انجام آن دارد وگرنه این که ما برون‌سپاری را انجام بدهیم، این قطعا یک الزام و همان‌طور که گفتید، مورد تایید وزیر و مدیرعامل شرکت هم هست و بسیار تاکید دارند که هرچه زودتر به سمت برون‌سپاری برویم.
آ‌‌ن‌چه که ما رصد کردیم در مورد شرکت‌هایی که برون‌سپاری در مورد آن‌ها انجام شده، خوب، قطعا نواقصی داشته ولی ما تازه در شروع کار هستیم و مهم آن است که ماحصل قضیه رضایت بخش بوده است. یکی از شرکت‌هایی که خیلی زود این کار را شروع کرد، شرکت گاز استان تهران بود که شهر قدس را برون سپاری کردند.
الآن حدود شاید یکسال از این پیمان می‌گذرد و تا آن‌جایی که ما از طریق مسئولان شرکت مطلع هستیم، تا الآن رضایت دارند؛ هرچند همان‌طور که گفتم، مسلما ایراداتی وجود دارد که قطعا باید در طی این مسیر، مشکلات را برطرف کنیم. کار مسلما بدون عیب نخواهد بود، ولی همه تلاش ما این است که با همکاری مدیریت گازرسانی، شرکت‌های گاز استانی و هماهنگی و نظارت بر تولید به سمتی برویم که این کارآیی را افزایش داده و در کنار آن، نواقص مربوط به طرح را برطرف کنیم. این مساله در قالب پروژه هم تعریف شده، بدین معنی که پس از شناخت کار، موظف هستیم شهرهای برون‌سپاری شده را رصد کرده، ایرادات را شناسایی و آن ساختار مطلوب و نحوه مناسب اداره شرکت را احصا کنیم.
اگر مورد دیگری به‌ویژه در زمینه ارزشیابی‌ها و شناخت نقاط ضعف و بهبود سیستم، لازم می‌دانید، برای ما توضیح دهید.
ممکن است خیلی‌ها با مهندسی ساختار سر و کار نداشته باشند، اما همه همکاران و کارکنان قطعا با آن سر و کار دارند؛ چراکه همه واحدها بالاخره به نوعی متقاضی هستند؛ چه آن‌ها که به وظایف‌شان اضافه شده و باید با آن آشنا شوند و چه آن‌ها که دامنه اختیارات و ارتباطات‌شان با سایر واحدها یا با خود شرکت تغییر پیدا کرده، به هرحال باید از طریق واحد ما با این وظایف و اختیارات جدید آشنا شوند.
در طول سال، درخواست‌های متعددی در حوزه بررسی ساختار سازمان و طبقه‌بندی آن به ما ارجاع می‌شود؛ چراکه تقریبا تمام همکاران با نوع فعالیت ما که از جنبه کارسنجی و زمان‌سنجی شروع می‌شود و تا بازدیدهای میدانی و بررسی الگوهای قدیم و تطابق آن با وضعیت جدید، ادامه دارد، آشنا هستند؛ روندی که به تنظیم یک الگوی مناسب برای اداره آن واحد سازمانی، شرکت یا مدیریت می‌انجامد.
نکته مهم آن که بحث ارزیابی عملکرد که از سال گذشته به حوزه مهندسی ساختار الصاق شد، همان بهره‌وری هزینه عملکرد دستگاه‌های اجرایی است که تا سال 96 در حوزه مدیریت توسعه منابع انسانی انجام می‌شده است. البته در آن سال، بهره‌وری خیلی پررنگ نبود، اما از سال 97، هم بهره‌وری، هم ارزیابی عملکرد در حوزه مهندسی ساختار تعریف شد.
خوشبختانه ارزیابی عملکرد با همکاری چهار شرکت اصلی وزارت نفت منجر به آن شد که ما در حوزه ارزیابی عملکرد، عنوان دستگاه برتر اجرایی کشور را از آن خود و تقدیرنامه‌ای دریافت کنیم.
در حوزه بهره‌وری و در بحث شاخص‌های عمومی و اقتصادی، ما به‌طور ویژه فعالیت می‌کنیم؛ یعنی در بخش شاخص‌های عمومی بهره‌وری، نیروی کار، سرمایه و ارزش افزوده را داریم که بر اساس فرمول‌های مشخصی که خود سازمان ملی بهره‌وری شناسایی کرده و برای سازمان‌ها ارسال می‌کند، عملیاتی کرده و در دستور کار قرار داده‌ایم و خوشبختانه وضعیت مناسبی در این زمینه داریم.
در خصوص شاخص‌های اختصاصی نیز آن‌ها را از طریق تعامل با مدیریت برنامه‌ریزی و سایر واحدهای شرکت مورد سنجش قرار می‌دهیم که این شاخص‌ها می‌تواند شامل میزان تولید و یا میزان صادرات گاز باشد، به این ترتیب که در بخش برنامه‌های مصوب سالیانه، شاخص‌ها را اعلام و در انتهای سال، آن‌ها را رصد می‌کنیم؛ مثلا می‌گوییم قرار است چه میزان گاز تولید کنیم و در انتهای سال 98 ببینیم به چه میزان رسیده‌ایم که این ملاک و معیار ارزیابی شاخص‌های اختصاصی ما می‌شود.
در حوزه بهره‌وری یک بخش دیگر هم داریم که شامل اقدامات برجسته‌ای می‌شود که شرکت ملی گاز ایران در طول یکسال انجام داده؛ کارها و اقداماتی که در نهایت، به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود؛ مثل: تولید مرکاپتان، موارد پژوهشی یا مهارت‌های عملیاتی و … در حال حاضر، گزارش‌های بهره‌وری حوزه شاخص‌های عمومی و اختصاصی ما در مرحله تحلیل است و امیدواریم تا انتهای سال، این موارد هم به انجام برسد تا بتوانیم در حوزه بهره‌وری هم به امتیاز و رتبه مناسبی دست پیدا کنیم.
یعنی در حوزه بهره‌وری هنوز به امتیازی دست نیافته‌ایم؟
خوب، بهره‌وری هنوز آن‌چنان در دستگاه‌های اجرایی مثل دستگاه‌های ارزیابی عملکرد، رتبه مناسبی ندارد؛ یعنی هنوز آن‌قدر جا نیفتاده و هیچ سامانه‌ای هم وجود ندارد که ما از آن طریق بتوانیم موارد را اعلام یا اعمال کنیم، ولی بهره‌وری از مواردی است که اگر یک کشور نیاز به توسعه دارد، باید این حوزه در آن بسیار مورد توجه قرار گیرد. در واقع، شاخص‌های بهره‌وری عمومی مثل شاخص‌های نیروی کار، سرمایه و ارزش افزوده شاخص‌هایی است که برای رشد و بهره‌وری شرکت می‌تواند بسیار مهم باشد.
به‌عنوان پرسش پایانی، برنامه‌ریزی راهبردی این واحد مدیریتی برای سال ۹۸ چیست و روی چه مواردی باید بیشتر از همه کار شود؟
یکی از بخش‌های عمده که هر سال روی آن کار می‌کنیم، حوزه پارس جنوبی است که یکی از سرمایه‌های عظیم ما محسوب می‌شود و هم‌اکنون، بیش از 70 درصد تولید گاز ما را برعهده دارد. مورد بعدی، نحوه بهینه اداره کردن این موارد است که در واقع، از سال 97 آن را دنبال کرده و امیدواریم سال آینده بتوانیم نحوه بهینه فعالیت‌ها را نهایی کنیم.
مورد دیگر، همان پروژه برون‌سپاری است که شما پرسیدید و در صدد نهایی کردن آن هستیم؛ در واقع، باید الگوی مناسب ساختاری آن‌ها تغییر کرده و به تصویب برسد.
در حوزه ستاد هم قرار است نظام اختیارات را دنبال کنیم که شرح پروژه آن تکمیل شده و منتظر پیشنهاددهنده‌ها هستیم تا مرز صحیح و شفاف واحدها و مدیریت‌ها در ستاد را مشخص کرده و از آن طریق، بتوانیم شرکت را مناسب‌تر اداره کنیم.
